Organizacja plików

W dyktafonach cyfrowych tworzone podczas nagrywania pliki są odpowiednio nazywane i katalogowane. Pliki te są umieszczane zwykle osobno od pozostałych, np. muzyki w formacie MP3.

Często osobno katalogowane są także pliki z nagraniami z radia w dyktafonach, które mają taką funkcję. Producenci przyjmują różny sposób katalogowania i nazywania tworzonych przez nagrywanie plików. Celem tego jest jak najszybsze zlokalizowanie odpowiedniego nagrania przez użytkownika. Pliki mogą być katalogowane w folderach, a każdemu następnemu plikowi może być przypisany numer (zgodny z kolejnością powstawania pliku). Plik może mieć w nazwie np. datę jego utworzenia, dzięki czemu łatwo można skojarzyć sobie, co i którego dnia zostało nagrane, a następnie szybko odszukać odpowiedni plik. Dlatego też ważne jest prawidłowe ustawienie daty i godziny w dyktafonie, aby później nie było problemów ze znalezieniem właściwego nagrania. Dobrze jest też zmieniać folder zapisu, co pozwoli odpowiednio pogrupować nagrania. Zwykle w dyktafonach dostępnych jest od trzech do pięciu folderów, nazwanych literami alfabetu, np. od A do E. Można to wykorzystać w ten sposób, aby w każdym z folderów były powiązane ze sobą tematycznie nagrania, np. w folderze A były zawsze notatki głosowe, a w B wykłady.